Assistant.e de direction - 3/5ème temps

Description du job

La définition de notre client en quelques mots ?

Des stages pour enfants aux formations pour adultes, de l’insertion professionnelle à l’accompagnement des personnes en situation de handicap, en passant par les centres de planning familial et la défense des droits des femmes : les Associations de la mutualité Solidaris – Territoire de Liège agissent chaque jour pour la santé, l’éducation et la citoyenneté.

Derrière cette diversité, un même moteur : un projet de société affirmé, féministe, progressiste et solidaire, porté par des équipes engagées.

Pour épauler sa Direction et faire tourner ce réseau en toute fluidité, notre client recherche aujourd’hui un.e ASSISTANT.E DE DIRECTION – 3/5ème temps (H/F/X).

Envie d’en savoir plus ? Découvrez le réseau ici : https://lesassociationssolidaris.be/regions/liege/ 

1. Votre défi !

   Un poste clé pour quelqu’un qui pense à tout, anticipe chaque échéance… et garde le cap quand le rythme s’accélère !

   Aux côtés de la Direction, et en binôme avec l’assistante de direction en place, vous êtes la pierre angulaire de l’organisation administrative et institutionnelle du réseau.

   Votre quotidien s’articule autour de plusieurs dimensions :

   Organiser l’activité de la Direction

   • Vous gérez des agendas chargés et organisez les activités de la Direction ;
   • Vous tenez un échéancier rigoureux tout au long de l’année. Vous connaissez les délais et procédures à respecter, en interne comme vis-à-vis de l’extérieur, et vous rappelez les échéances aux bons interlocuteurs ;
   • Vous organisez votre journée en fonction des priorités, qui évoluent souvent et êtes capable de travailler en autonomie;
   • Vous organisez et triez les boites mails de la direction.

   Coordonner les réunions et les instances

   • Vous assurez la coordination administrative de la Direction : rédaction des ordres du jour, prise de notes, rédaction des PV et suivi des documents ;
   • Vous préparez la vie des instances de chaque association (assemblées générales, organes d’administration) : convocation des membres dans le respect des règles, présence aux réunions en soirée, rédaction des PV ;
   • Avec le service juridique, vous assurez les publications au Moniteur belge et la mise à jour des listes de membres ;
   • Vous préparez la coordination mensuelle avec les responsables de secteur et en assurez certains suivis.

   Gérer, rédiger et classer

   • Vous assurez le suivi et la mise à jour des documents administratifs nécessaires aux missions de la Direction : organisation du travail, contrats de travail, réglementations, communication, subsides… ;
   • Vous rédigez, dactylographiez et mettez en page courriers, rapports, présentations et documents confidentiels, avec la plus grande discrétion ;
   • Vous organisez le classement et la mise à jour des dossiers et des fichiers, pour que la directrice et la directrice adjointe retrouvent rapidement ce dont elles ont besoin.

   Accueillir, centraliser et communiquer

   • Vous êtes le premier point de contact de la Direction. Vous traitez le courrier entrant et y donnez suite, et vous centralisez et prétraitez les demandes d’information qui lui sont adressées ;
   • Vous assurez l’accueil téléphonique et physique avec professionnalisme, et vous véhiculez une image positive du service et de la Mutualité ;
   • Vous assurez le suivi de certaines communications internes auprès du personnel, des responsables de secteur et de la Direction ;
   • Vous êtes en lien avec des interlocuteurs très variés : administrateur·rices, réviseur d’entreprise, responsables d’équipe, médecine du travail, structures provinciales et communales, collègues des services comptabilité et juridique  ainsi que d’autres assistant·es de direction du réseau.

   Assurer la logistique

   • Vous apportez un support logistique aux réunions auxquelles vous êtes associé·e et, ponctuellement, à certains événements internes (préparation de la salle, courses ou mise en place d’un catering).

2. Vos talents

   Plus qu’un parcours tout tracé, nous recherchons une personne rigoureuse, discrète et en phase avec les valeurs du mouvement.

   Vous êtes la personne que nous recherchons si…

   • Vous êtes titulaire d’un bachelier (idéalement assistant·e de direction) et avez 3 à 5 ans d’expérience dans une fonction similaire, ou vous avez un CESS et 5 à 10 ans d’expérience significative ;
   • Vous maîtrisez la suite Office (en particulier Word, Excel et Outlook) ainsi que Canva, et votre orthographe est irréprochable ;
   • Vous partagez les valeurs d’égalité, de féminisme, de progressisme et de solidarité qui animent le mouvement ;
   • Vous êtes capable de prendre des initiatives au-delà des demandes explicites, en tenant compte des opportunités et des contraintes de l’environnement.
   • Vous êtes organisé·e, vous anticipez naturellement et vous gardez votre sang-froid quand les urgences s’accumulent ;
   • Votre discrétion est absolue : la confidentialité fait partie de votre ADN professionnel ;
   • Vous aimez apprendre, vous accueillez le feedback avec ouverture et vous savez reconnaître une erreur ou demander de l’aide ;
   • Vous suivez les procédures avec rigueur tout en ayant l’esprit d’initiative pour aller plus loin et proposer des améliorations ;
   • Vous avez le permis B, qui est un atout.

   Vous faites preuve de flexibilité : certaines réunions ont lieu en soirée et, de façon exceptionnelle, le week-end.

3. Notre offre

   Bien plus qu’un poste d’assistant·e : une place centrale dans un réseau qui défend un vrai projet de société.

   Ce que vous offre la fonction au quotidien : 

   • Un travail qui a du sens : votre rigueur permet à des associations engagées dans la santé, l’éducation, l’insertion et l’égalité de mener à bien leurs missions;
   • Une vue d’ensemble unique : au croisement de nombreux secteurs et interlocuteurs, vous découvrez tous les rouages d’un réseau associatif;
   • Un rôle reconnu comme indispensable : vous travaillez au plus près de la Direction, qui compte sur vous au quotidien ;
   • De la place pour vos idées : votre regard et vos propositions d’amélioration sont les bienvenus ;
   • Un CDI à 3/5ème temps (21h 36h/sem), rémunéré selon le barème 4.1 de la CP 329.02, avec des chèques-repas et une assurance hospitalisation.

   Vous vous reconnaissez dans ce profil et souhaitez mettre vos compétences au service d’un projet engagé ? Postulez sans attendre !

   WINSEARCH gère cette mission en exclusivité. Tout candidat intéressé est invité à nous faire parvenir sa candidature via le bouton « Postuler ».
   Votre candidature sera traitée avec rapidité et confidentialité.